YCUメールの使用義務化・フリーメールアドレスの利用禁止について

本学では業務(学生においては、本課程の教育活動に関わる内容を取り扱う場合)におけるフリーメールアドレスを原則禁止とした YCUメール利用ガイドライン 学内から閲覧可 を2020年3月12日に制定しましたが、
利用者の利便性を考慮し経過的に例外措置として申請者に限り、YCUメールのフリーメールアドレスへの自動転送を許可してきました。
YCUメールのセキュリティ強化を実施するにあたり、今後は特例措置を廃止しますので、業務においてフリーメールを利用を継続している場合は、
YCUメールを使用するように移行してください。

自動転送設定およびフリーメールアドレス利用を禁止する理由(クリックして詳細表示)

本学では、2018年5月に発生したフィッシングメールにより、利用者のID・パスワードが流出したため、攻撃者によって不正転送がなされ、利用者のメールが漏洩する被害が生じました。

この再発防止策として、2019年1月下旬以降は、学外からのYCUメール(Office365)利用に際して、利用者本人が適正に利用していることを保証するために、ID・パスワードだけでなく本人が所有する携帯電話などに別のパスコードを送ることで、それがなければ利用ができない「多要素認証」を必須としました。

また、上記に加えて、2019年に発生したメール誤送信による情報漏洩や、メールを攻撃手法としたマルウェア(emotet)感染への対策として、今後メール添付ファイルのチェック等を行う、セキュリティ機能を追加します。

YCUメールを外部ドメインのメールアドレスへ自動的に転送する、あるいは、そもそも外部ドメインのメールアドレスを利用して業務を行っていた場合、その利用者情報の管理方法や本人認証の仕組みが仮に脆弱であったならば、大学業務に関するメール内容がそこから漏洩する可能性があり、YCUメールのセキュリティ機能を強化した効果を相殺しかねません。また、行政側からもこうした利用を禁止する旨の通達が出ています。そのため、自動転送設定およびフリーメールアドレス利用については禁止とし、YCUメールを使用することを義務とします。

メールセキュリティ強化の概要
 YCUメールのセキュリティ機能を強化します。
 具体的な時期、利用上の変更点については、詳細が決まり次第、本サイトやメール等で周知を行います。

■フリーメールアドレス利用者への対応
 1) YCUメールアドレスを持っていない方
  YCUメールアドレスを新規に申請して、YCUメールを使用してください。
  ⇒アカウント申請手順はこちら

 2)フリーメールアドレスをメインで利用し、YCUメールは自動転送で受信し、フリーメールアドレスから送信を行っている方
  今後はYCUメールで送受信を行ってください。(フリーメールアドレスは利用禁止)
  特例措置としての自動転送は廃止し、2021年2月1日(月)13時頃をもって設定を削除します。

 (参考)メールソフトを使うことで、複数のアカウントを1つにまとめて確認することができます。
  ⇒推奨メールソフト(Outlook)の設定手順は下記のとおりです。

iOS版 Outlookアプリの設定方法

Android版 Outlookアプリの設定方法

■メールソフト以外での代替手段
フリーメール(他機関のドメインメールを含む)のWEB画面をYCUメールのメーラーとして利用し、複数アカウントを管理することができます。
ただし、利用に際しては以下のデメリットがあるため、大学として推奨するものではありません。

  1. YCUメール側またはフリーメール側の仕様変更等によっては将来的に利用できなくなる可能性が考えられます。
  2. フリーメールの機能を用いてのYCUメール送受信時に、何らかの理由で送受信できない、あるいは、相手先が受信できないなどの事象が発生しても、システム管理者側で調査や解決できない(最悪の場合メールがロストする)可能性があります。
  3. フリーメール側への不正アクセス等で情報漏洩などのインシデントが発生した場合、それに関する関係各所への事故報告やフリーメール側の調査対応などは、通常業務を全て停止した上で、利用者本人が行う必要があります。
その他
  • フリーメール側の管理画面にて、2段階認証を必ず有効にしてください。
  • Gmail、Outlook(旧hotmail)以外のメール(yahooメール、iCloudメール等)では、本機能を設定することはできません。
    (メール送信のアカウントとして「YCUメールの追加」および「送信(SMTP)サーバーとしてYCUメールのサーバー指定」ができないため)